Vous utilisez déjà Google Sheets, mais saviez-vous qu’un tableau bien structuré peut transformer votre façon de travailler ? Créer un tableau dans Google Sheets, ce n’est pas seulement aligner des cellules. C’est profiter d’une panoplie d’outils pour organiser, analyser et automatiser vos données. Dans cet article, je vais vous montrer comment faire, pas à pas, avec des cas concrets et des astuces que vous pourrez appliquer immédiatement.
Spoiler : une surprise vous attend à la fin de cet article !
On commence par notre vidéo complète :
💡 Sommaire :
- 00:00 : Intro
- 00:30 : Créer un tableau
- 04:52 : Agir sur les colonnes
- 09:13 : Vue par critère de regroupement et vue filtrée
- 13:43 : Opérations sur les données du tableau
- 17:58 : Insérer une ligne TOTAL sous notre tableau
- 19:38 : Outro
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Les bases des tableaux dans Google Sheets
Créer un tableau dans Google Sheets ne se limite pas à aligner des cellules. Dans Sheets, un tableau est une structure spécifique, enrichie de fonctionnalités. Avant de plonger dans les cas pratiques, clarifions une erreur fréquente : des cellules côte à côte avec des en-têtes ne sont pas un tableau pour Google Sheets.
Voici deux manières principales de créer un tableau dans Sheets :
- À partir de zéro : Utilisez l’onglet Insertion > Tableau pour sélectionner un modèle prêt à l’emploi. Par exemple, un modèle de « Planification d’événements » vous propose des colonnes pour tâches, statuts, responsables, etc.
- À partir de données existantes : Sélectionnez vos cellules, puis rendez-vous dans Format > Convertir en tableau. Cela rend vos données interactives, prêtes pour les tris et les filtres.
👉 Astuce : Donnez un nom clair à vos tableaux. Cela facilite leur utilisation dans des formules complexes ou sur d’autres feuilles.
Cas pratique 1 : organiser des données avec des tableaux
Imaginez que vous gérez une base de données avec des informations sur vos collaborateurs : noms, dates d’embauche, salaires, et statuts matrimoniaux. Vous voulez transformer ce méli-mélo en un tableau organisé et exploitable. Voici comment procéder !
Étape 1 : Créer un tableau à partir de zéro
- Ouvrez une nouvelle feuille Google Sheets.
- Allez dans l’onglet Insertion > Tableau, puis choisissez un modèle. Par exemple, le modèle « Recrutement » vous propose des colonnes pour les noms, les statuts, et les tâches associées.
- Modifiez les colonnes selon vos besoins. Renommez-les, ajustez les largeurs, et insérez vos données. Par exemple :
- Colonne 1 : Nom
- Colonne 2 : Date d’embauche
- Colonne 3 : Salaire annuel
- Colonne 4 : Statut matrimonial
👉 Astuce : Pour donner un titre à votre tableau, cliquez sur la zone au-dessus des colonnes. Ce titre sera utile pour appeler votre tableau dans d’autres feuilles ou formules.
Étape 2 : Transformer des données existantes en tableau
Si vos données sont déjà présentes dans une feuille :
- Sélectionnez toutes les cellules, y compris les en-têtes.
- Cliquez sur Format > Convertir en tableau.
- Vérifiez que les en-têtes ont été correctement intégrées. Sinon, cochez l’option « Utiliser la première ligne comme en-têtes ».
- Vous voilà avec un tableau fonctionnel ! Vous pouvez désormais appliquer des filtres, ajuster les colonnes, ou même utiliser des menus déroulants.
Étape 3 : Optimiser l’affichage des colonnes
- Centrez les données pour une meilleure lisibilité.
- Modifiez le type de colonne selon les besoins :
- Pour une colonne « Salaire annuel », choisissez le format Nombre > Devise pour afficher les montants en euros.
- Pour une colonne « Statut matrimonial », utilisez un menu déroulant. Vous pouvez même attribuer des couleurs aux options : bleu pour « Célibataire », vert pour « Marié », et rose pour « Divorcé ». Cela rendra les données plus visuelles.
👉 Astuce bonus : Si vous ajoutez une nouvelle ligne au tableau, placez-la juste en dessous des données existantes. Google Sheets l’intègre automatiquement au tableau. Pratique, non ?
Vous avez maintenant un tableau clair, organisé et interactif. Dans la section suivante, je vous montre comment aller encore plus loin avec des vues filtrées et des critères de regroupement.
Cas pratique 2 : analyser les données avec des vues filtrées
Une fois votre tableau bien structuré, l’analyse devient un jeu d’enfant grâce aux vues filtrées et aux critères de regroupement. Ces outils vous permettent de visualiser vos données sous différents angles, sans modifier les informations de la feuille principale. Idéal pour collaborer ou explorer des scénarios spécifiques !
Étape 1 : Créer une vue filtrée
Imaginez que vous voulez analyser uniquement les employés dont le salaire annuel dépasse 42 000 € :
- Cliquez sur l’icône Créer une vue filtrée en haut de votre tableau.
- Sélectionnez la colonne « Salaire annuel ».
- Appliquez un filtre par condition :
- Choisissez Supérieur ou égal à.
- Entrez 42 000 comme valeur.
- Votre tableau s’actualise pour afficher uniquement les lignes correspondantes.
👉 Astuce : Donnez un nom à votre vue filtrée (ex. : « Salaire supérieur à 42K ») en cliquant sur l’icône Vue > Enregistrer la vue. Vous pourrez y revenir à tout moment.
Étape 2 : Utiliser des critères de regroupement
Les critères de regroupement permettent de diviser votre tableau en sous-catégories. Par exemple, séparer vos collaborateurs par statut matrimonial :
- Cliquez sur la colonne « Statut matrimonial ».
- Accédez au menu déroulant (flèche vers le bas), puis sélectionnez Colonne avec critère de regroupement.
- Votre tableau se divise automatiquement en sous-tableaux selon les statuts (marié, célibataire, divorcé, etc.).
Pourquoi c’est utile ? Cela vous permet de comparer facilement les sous-groupes, comme les salaires moyens par catégorie.
Étape 3 : Sauvegarder vos vues
Pour gagner du temps, enregistrez vos configurations :
- Quittez la vue filtrée ou le regroupement.
- Cliquez sur l’icône Vue en haut du tableau.
- Donnez un nom clair à votre vue, comme « Regroupé par statut matrimonial ».
👉 Astuce bonus : Les vues filtrées et regroupées n’affectent pas les autres utilisateurs. Chacun peut créer sa propre vue sans interférer avec les autres analyses.
Avec les vues filtrées et les critères de regroupement, vos tableaux deviennent de véritables outils d’analyse dynamique. Mais ce n’est pas tout ! Dans la section suivante, nous verrons comment effectuer des calculs sur vos tableaux et accéder à leurs données depuis d’autres feuilles.
Cas pratique 3 : Calculer et regrouper des données dans un tableau
Maintenant que votre tableau est organisé et que vous avez exploré les vues filtrées, il est temps de passer à la puissance analytique. Les calculs et regroupements permettent de synthétiser vos données directement dans Google Sheets. Et bonne nouvelle : c’est simple à mettre en place !
Étape 1 : Effectuer des calculs dans un tableau
Prenons l’exemple de calculer l’impôt à payer pour chaque employé, basé sur un taux fixe de 30 % de leur salaire annuel :
- Ajoutez une nouvelle colonne en cliquant sur le petit « + » en haut à droite du tableau. Donnez-lui un nom clair, comme « Impôt annuel ».
- Dans la première cellule de cette colonne, saisissez la formule suivante :
=F2*0.3(RemplacezF2par la cellule correspondant au salaire annuel de la première ligne.) - Appuyez sur Entrée. Google Sheets vous propose d’appliquer automatiquement cette formule à toute la colonne. Cliquez sur OK.
- Vous avez maintenant une colonne complète avec les impôts calculés pour chaque employé.
👉 Astuce : Formatez cette colonne en devise pour plus de clarté : Format > Nombre > Devise.
Étape 2 : Créer une ligne totale
Une ligne totale est parfaite pour synthétiser vos données directement dans le tableau :
- Cliquez n’importe où dans votre tableau.
- Allez dans Données > Lignes totales et cochez l’option.
- Google Sheets insère automatiquement une ligne sous votre tableau avec des totaux pour chaque colonne numérique.
- Exemple : La somme des impôts calculés.
- Vous pouvez ajuster les formules de cette ligne en cliquant dessus. Par exemple, pour obtenir une moyenne, remplacez la formule par :
=MOYENNE(K2:K15)
Étape 3 : Accéder aux données depuis l’extérieur
Les tableaux de Google Sheets permettent aussi de référencer des données dans d’autres feuilles ou formules :
- Dans une autre feuille de votre fichier, tapez
=. - Commencez à écrire le nom de votre tableau. Sheets vous le propose automatiquement.
- Sélectionnez une colonne spécifique du tableau. Par exemple, pour récupérer les totaux des impôts :
=SOMME(tableau[Impôt annuel])
👉 Pourquoi c’est pratique ? Vous pouvez ainsi centraliser des données issues de plusieurs feuilles dans un tableau de synthèse, sans avoir à tout recopier manuellement.
Avec ces fonctionnalités, vos tableaux Google Sheets deviennent de véritables outils d’analyse. Mais ce n’est pas fini : dans la prochaine section, je vous montre comment personnaliser davantage vos tableaux grâce à des formats conditionnels et des vues avancées.
Cas pratique 4 : personnaliser vos tableaux avec des formats conditionnels et des vues avancées
Les tableaux ne se limitent pas à afficher des données. Avec les formats conditionnels et les vues avancées, vous pouvez mettre en valeur les informations importantes et adapter vos tableaux à vos besoins spécifiques. Voici comment exploiter ces outils pour aller encore plus loin.
Étape 1 : Mettre en valeur les données avec les formats conditionnels
Vous voulez repérer rapidement les employés qui gagnent plus de 50 000 € ou ceux qui paient plus de 15 000 € d’impôts ? Utilisez le formatage conditionnel pour une lecture visuelle instantanée.
- Sélectionnez votre colonne cible, par exemple, « Salaire annuel ».
- Allez dans Format > Mise en forme conditionnelle.
- Choisissez une condition, comme :
- Valeur supérieure à 50 000 pour les salaires.
- Valeur supérieure à 15 000 pour les impôts.
- Appliquez une couleur pour différencier ces valeurs. Par exemple :
- Vert pour les salaires supérieurs à 50 000 €.
- Rouge pour les impôts supérieurs à 15 000 €.
👉 Astuce : Vous pouvez aussi utiliser des règles basées sur le texte. Par exemple, mettez en surbrillance les statuts « Divorcé » ou « Célibataire » avec une couleur différente.
Étape 2 : Créer des vues filtrées avancées
Les vues avancées sont parfaites pour personnaliser l’affichage sans impacter les autres utilisateurs. Par exemple, si vous voulez analyser les employés par catégorie de statut matrimonial et niveau de salaire :
- Créez une nouvelle vue filtrée en cliquant sur l’icône dédiée.
- Appliquez plusieurs filtres :
- Colonne Statut matrimonial : Filtrez sur « Marié ».
- Colonne Salaire annuel : Filtrez sur les valeurs supérieures à 40 000 €.
- Enregistrez cette vue sous un nom clair, comme « Mariés avec hauts salaires ».
- Vous pouvez y accéder facilement plus tard en cliquant sur l’icône des vues filtrées.
👉 Pourquoi c’est utile ? Les vues avancées permettent de jongler entre différentes analyses sans modifier les données principales.
Étape 3 : Ajouter des critères de regroupement
Les critères de regroupement permettent de diviser vos tableaux en sections distinctes. Voici un exemple :
- Cliquez sur la colonne « Statut matrimonial ».
- Allez dans Regrouper par critères via le menu déroulant de la colonne.
- Votre tableau se divise automatiquement par statut (marié, célibataire, divorcé). Chaque groupe est affiché séparément.
👉 Astuce bonus : Enregistrez cette vue pour la retrouver facilement et éviter de refaire la manipulation.
Étape 4 : Une touche finale avec des graphiques
Rien de mieux qu’un graphique pour visualiser vos données ! Par exemple :
- Sélectionnez votre tableau.
- Allez dans Insertion > Graphique.
- Choisissez un type de graphique adapté, comme un histogramme pour les salaires ou un graphique circulaire pour les statuts matrimoniaux.
- Ajustez les paramètres pour une présentation claire et professionnelle.
En personnalisant vos tableaux avec ces outils, vous rendez vos analyses non seulement plus efficaces, mais aussi beaucoup plus impactantes. Un tableau bien formaté est un tableau qui parle ! Dans la dernière section, nous allons résumer tout ce que vous avez appris et vous guider vers les prochaines étapes pour devenir un expert de Google Sheets. 👏
Conclusion : devenez un expert des tableaux Google Sheets
Félicitations ! Vous avez appris à maîtriser les bases et les fonctionnalités avancées des tableaux Google Sheets. Que ce soit pour organiser, analyser ou personnaliser vos données, ces outils vous permettent de travailler plus efficacement tout en rendant vos présentations plus professionnelles.
Résumé des points clés abordés :
- Créer et structurer des tableaux : À partir de modèles ou de données existantes.
- Utiliser des vues filtrées et des regroupements : Pour explorer vos données sous différents angles.
- Effectuer des calculs avancés : Comme les impôts ou totaux automatiques.
- Personnaliser vos tableaux : Avec des formats conditionnels et des vues avancées.
Avec toutes ces compétences, vos tableaux ne seront plus de simples outils de gestion, mais de véritables leviers d’analyse et de décision.
Prochaines étapes
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